Projektinhallinta

Vastaavasti yhteisten toimintatapojen kehittäminen voi olla
hankalaa. Erityisen haastavia hallita ja johtaa ovat moniprojektiympäristöt sekä suuret vaativat hankkeet, megaluokan projektit. Globaalisti on arvioitu, että noin yksi kolmasosa suurista projekteista ylittää arvioidut kustannukset. Esimerkiksi suuren projektin johtamisessa ei toimi projektinhallinnan skaalaaminen. Kyse on ennemminkin kokonaisista väliaikaisista projektiorganisaatioista, joilla on oltava vahva oma johto.

Projektijohtaja sitouttaa osapuolet projektiin

Projektijohtajan tärkeimpiä tehtäviä on sitouttaa eri osapuolet projektin toteutuksen eduksi ja rakentaa luotettavasti aikataulussa toimiva, läpi projektin koossa pysyvä tiimi kaikkien projektiosapuolien ympärille. Tämä edellyttää projektinjohdolta kykyä soveltaa projektinhallinnan tietoja, taitoja ja menetelmiä käytännössä halutun tavoitteen saavuttamiseksi. Esimerkiksi kaupunkikehityshankkeissa suuremman huomion keskittäminen projektien kehitysvaiheeseen ennen asetusvaihetta, kaikkien tiedossa olevien sidosryhmien kesken, parantaa projektin onnistumista ja jaetun vision muodostumista.

Projektisuunnittelu edellyttää toimivia työkaluja ja menetelmiä

Suomessa monet kehitystoimet menevät eteenpäin projektien välityksellä. Projektien onnistumiseen vaikuttavat eri osapuolten intressien yhteensovittaminen, laajuuden määrittäminen, resurssi- ja aikatauluhallinta, hankintaosaaminen, viestintä sekä kyky ylläpitää epävarmuudessa ja muuttuvassa toimintaympäristössä tavoitteenmukaista toimintaa. Projektinjohtamisessa on tärkeää tuoda esiin, miksi tehdään sitä, mitä tehdään, ja miksi esimerkiksi aikataulut ja resurssit tulee katsoa kuntoon joka kerta.

Parempi näkyvyys projektiorganisaatioon ja organisaation alihankkijoihin parantaa projektitavoitteiden suuntaista toimintaa."

Parempi näkyvyys projektiorganisaatioon ja organisaation alihankkijoihin parantaa projektitavoitteiden suuntaista toimintaa. Tämä on mahdollista saada aikaiseksi tarkoituksenmukaisilla projektityökaluilla ja menetelmillä. Onnistunut johtajuuden ilmiön rakentaminen näkyy hyvänä yhteishenkenä ja projektiorganisaatiokulttuurin toimivuutena. Kun tämä yhdistyy teknologiaan ja projektimenetelmiin, projektilla on hyvät mahdollisuudet onnistua suunnitellun mukaisesti.

Onnistunut projektinjohtaminen on kilpailuetu

Projektitoiminnan lisääntyessä organisaation on pohdittava, miten se järjestää kaiken projektitoimintansa. Hyvin hoidettuna organisaatiotason projektien johtaminen voi toimia kilpailuetuna liiketoiminta-alan muihin toimijoihin nähden. Tämä tarkoittaa sellaisia yksittäisen projektinhallinnan yläpuolella olevia mekanismeja, joiden avulla organisaatio nostaa projektitoimintansa kypsyysastetta ja saa aikaan haluttua tulosta. Erityisesti epävarmassa ympäristössä taitava moniprojektiohjaus vahvistaa kilpailuetua. Keskeistä on pohtia, miten projektit kytketään organisaation palveluihin ja tuotehallintaan.

Digitalisaatio haastaa projektinjohtajan

Digitalisoituva liiketoiminta tuo haasteensa projektien johtamiseen. Vaikka digitaaliset ratkaisut soveltuvat osuvimmin ohjelmistokehitykseen ja projekteihin, joissa tuote on immateriaalinen, on sillä paikkansa myös jatkuvasti kehittyvänä osana perinteisempää projektinjohtamista, esimerkiksi asuntorakentamisen Last Plannerin muodoissa. Digitalisuus projektinjohtamisessa on näkemyksellisyyttä siitä, millaisia mahdollisuuksia eri teknologiat voivat tuoda mukanaan ja millaisia haasteita näillä voidaan projekteissa ratkoa, esimerkiksi miten uusia liiketoimintamalleja kyettäisiin luomaan teknologia-avusteisesti.

Projektinjohdon pätevyys nouseekin merkitykselliseksi valittaessa eri projektityypeille sopivaa projektinhallintatapaa."

Ketterät toimintamallit, kuten Agile, Scrumm ja Safe, eivät korvaa perinteistä projektinjohtamista. Projektinjohdon pätevyys nouseekin merkitykselliseksi valittaessa eri projektityypeille sopivaa projektinhallintatapaa.

Projektin laajennettu elinkaari ja moniprojektiympäristöt liikkuvat salkun- ja ohjelmajohtamisen rajapinnoilla, joihin tarvitaan vahvaa projektipäällikkökokemusta ja tiettyä sertifiointitasoa.

Projektinjohtajuus on ihmisten johtamista

Projektityön lisääntyessä ja arkipäiväistyessä ihmisten perinteiset toimenkuvat muuttuvat ja projektityöstä tulee pysyvä osa työnkuvaa. Tällöin projektinjohtajuuden painopiste siirtyy pelkästä projektivastuusta myös henkilöstövastuuseen. Projektinjohtajuudessa korostuvat esimiesmäiset roolit.

Hyvän projektinjohtajan on ymmärrettävä oma johtamisprofiilinsa, edistettävä luottamuksen ilmapiirin kehittymistä sekä projektiryhmässä ja ohjausryhmässä että muissa sidosryhmissä ja tutustuttava erilaisten ihmisten erilaisiin motivaatiotekijöihin, joiden avulla saa ihmiset antamaan parhaansa.

Johtajuus projekteissa kehittää moniulotteista kokonaisuuksien hallintaa ja samanaikaista, eri sidosryhmissä toimivien ihmisten johtamista. Kaikki lähtee omasta itsetuntemuksesta, erilaisuuden ymmärtämisestä, tilannetajusta ja vuorovaikutuskyvystä.

Projektin määritelmä

Projektilla tarkoitetaan tilapäistä hanketta ainutlaatuisen tuotteen, palvelun tai muun lopputuloksen aikaansaamiseksi. Projektin tilapäisyydellä tarkoitetaan sitä, että projektissa on selvästi määriteltävissä oleva alku ja loppu. Projektin ainutlaatuisuudella tarkoitetaan sitä, että jokainen projekti on taustojen, olosuhteiden ja/tai lopputuloksen kannalta ainutkertainen. Vaikka projektien välillä saattaa olla tapauksesta riippuen merkittäviä samankaltaisuuksia, oleellista on se, että kyseessä ei ole sarjatuotantoon verrattavissa oleva toimintatapa.

Projekteille on tyypillistä se, että ne keskittyvät erityisesti määritellyn lopputuloksen saavuttamiseen, ja ennen kaikkea se, että lopputuloksen saavuttamiseen tähtäävä toiminta tapahtuu mahdollisimman suunnitelmallisesti, asianmukaisesti ja tehokkaasti. Projekteja pidetään tyypillisesti alimpana organisatorisena tasona projekteista, ohjelmista ja projektisalkuista koostuvissa järjestelmissä.

Projektinhallinnan määritelmä

Projektinhallinnalla tarkoitetaan projekteihin liittyvien tietojen, taitojen, työkalujen ja tekniikoiden soveltamista projektille asetettujen tavoitteiden saavuttamiseen tähtäävässä toiminnassa. Projektinhallinnan avulla pyritään varmistamaan, että projekti suunnitellaan niin, että sille asetetut tavoitteet täyttyvät mahdollisimman asianmukaisesti ja että projektin toteutusta seurataan ja ohjataan niin, että lopputulos saavutetaan mahdollisimman tehokkaasti.

Projektisalkun hallinta auttaa johtamaan kokonaisuutta

Projektisalkun johtaminen on tulevien ja käynnissä olevien projektien keskinäistä arvotusta, kokonaisuuden suunnittelua ja ohjaamista. Projektien sijoittaminen salkkuun, Project Portfolio Management, auttaa johtamaan kokonaisuutta: seuraamaan taloutta ja resurssien riittävyyttä sekä ohjaamaan sovittujen yhteisten linjauksien toteutumista salkun projekteissa.

Taitava projektisalkun johtaja osaa tehdä arvovalintoja projektien välillä, tasapainottaa salkkua strategialähtöisesti, muokata sen riskiprofiilia ja pyrkiä parhaaseen mahdolliseen salkkutuottoon. Portofolio-osaaminen auttaa keskittymään olennaiseen. Ammattimaisen projektisalkun johtamisen myötä projektit myös valmistuvat nopeammin ja tehokkaammin, liiketoiminnan ennustettavuus paranee ja turhat kustannukset vähenevät, kun kannattamattomia projekteja karsitaan hallitusti.

Projektisalkun määritelmä

Projektisalkulla tarkoitetaan projekteista, ohjelmista, mahdollisista osasalkuista ja/tai muusta salkkuun liittyvästä tekemisestä koostuvaa strategisten tavoitteiden saavuttamiseen tarkoitettua kokonaisuutta. Projektisalkun avulla pyritään pitämään yllä ja kehittämään projektitoiminnan ja strategisten tavoitteiden välistä linjausta niin, että salkun sisältö edistää salkulle asetettuja strategisia tavoitteita. Projektisalkkua pidetään tyypillisesti korkeimpana organisatorisena tasona projekteista, ohjelmista ja projektisalkusta koostuvissa järjestelmissä.

Projektisalkun hallinnan ja johtamisen määritelmä

Projektisalkun hallinnalla eli salkkujohtamisella (Project Portfolio Management) tarkoitetaan yhden tai useamman projektisalkun hallintaa ja johtamista salkulle asetettujen strategisten tavoitteiden saavuttamiseksi. Salkkujohtaminen avulla valitaan projektisalkkuun strategian toteutumista tukeva sisältö, huolehditaan siitä, että salkun sisältö on strategisten tavoitteiden saavuttamisen kannalta parhaassa mahdollisessa tärkeysjärjestyksessä, sekä varmistetaan projektisalkun sisällön toteuttamiseen tarvittavien resurssien saatavuus.